遅い、高い、管理会社の備品調達
100均で110円で買えるものを管理会社に頼むと有名文房具メーカーの正規品が届く。
それも頼んでから2週間後。
これは一例です。
マンション管理組合の総勘定元帳をチェックするとこんなことが山の様に見つかります。
マンションの住生活の環境整備を得意とするFJマンション管理士事務所。
訪問相談に伺ると必ず理事長とマンションを巡回させてもらいます。
掃除のチェック、掃除用具の整頓状態、ゴミ室の清潔感などチェック項目は館内だけで数十項目です。
イメージすると初めて息子夫婦の住まいに行って指先でほこりのチェックをする意地悪な姑のような感じです。
次が管理室。
書類の整理状態、規約原本の有無、総会議事録の保管などこちらも同様にチェックします。
その上で、理事長を始め、理事、監事と話をはじめることが定番になっています。
大抵、この段階で管理会社のフロントと管理人さんのレベルは予想がつきます。
管理会社はちゃんとしていてもフロントや管理人さんがいい加減なケースは山の様にあります。
この話は機会にある時に。
今回のテーマは備品調達です。
現在、当事務所では「コンサルティング体験モニター」をやっていますが、経費についても必ずチェックをします。
前年度の総勘定元帳をお借りして科目ごとに細かく確認します。
この仕事は地味ですが、本来監事が年度末前に行う仕事です。
口座残高が一致していることは当然ですが、このチェックで注目するのは経費の使い方です。
多くの管理会社には購入品を一手に特定の会社に任せているケースことが多く、必ずそこを会社を通して買うことになっています。
●●商会とか○○商事とかです。
例えばマンションでよく使う三角コーン。
これはマンションの所有物になるため、見積り⇒理事長承認⇒発注⇒納品⇒支払の手順で行われます。
この流れが遅い！！
発注までの作業が早くて2週間、遅いと2カ月。
納品になると更に数週間。
とにかく、遅い！
今の時代、モノタロウ、アスクル、アマゾンであれば発注から最短で翌日には物が届く時代です。
その上、管理会社に頼むと価格が妙に高い。
1,000円以下で買える物が平気で2,500円になったりします。
それでも理事会は、そんなことを知る由もなく「あーそうなんだ」と購入をしてしまいます。
フロントに聞くと「確かにそーなんですけど、決まりなので」
おいおいおい、誰のための管理会社じゃーーーぃ！
管理費が不足すればすぐに値上げのアドバイスはするくせに、フロントがそんなんじゃ信頼なんて得られるわけないでしょうが。
ほんと・・使えない
こんな場合は理事会に提案します。
発注先を特定の業者にするのではなく、近くの100円ショップやネットショップを利用すること。
伝票は10,000円以下であれば見積りを必要としない。
商品が掲示されているページのコピーでOKとする。
100均で手に入る物は出来るだけそれで済ませる。
その際の発注は理事会で行い、議事録に記載する。
伝票処理は管理会社が行い、翌月、領収書のコピーを月次報告書に添付する。
これだけのことで年間備品購入費を40%カットできることを説明すれば理事会はすんなりOKです。
嫌な顔をするのはフロントですが、そんなことを気にする必要はありません。
それが仕事です。
小規模のマンションでは年間1，2万円の購入費ですが、10年もすれば数万円の経費削減ができます。
その上、必要な時に出来るだけ早く調達できるメリットもあります。
管理会社にすべて任せて入れると、知らない間に少しづつ余計な費用を支払っていることがあります。
理事長や理事の皆さん、監事も含めて備品購入の見直しをすることをお勧めします。
また、皆さんからのご質問や相談をお受けしています。
お気軽にお問合せください。
最後までお読み頂きありがとうざいます。
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